Privacyverklaring EquiDo

Indien u gebruik maakt van onze diensten verstrekt u ons uw persoonsgegevens om u deze diensten te kunnen verlenen. Dat kan bijvoorbeeld tijdens een gesprek, via onze website, via email, telefonisch of op andere wijze. Ook kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens verkrijgen via derden in het kader van een begeleidingstraject.

Persoonsgegevens

EquiDo verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• NAW-gegevens
• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers (ook van ouders / verzorgers)
• Geboortedatum
• Geslacht
• Foto’s (met expliciete toestemming)
• Intake- en evaluatieverslagen
• Gespreksverslagen
• Individuele rapportage
• Medische gegevens als diagnose en medicijngebruik

Doeleinden

EquiDo verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

• Het onderhouden van contact;
• Het bieden van individuele begeleiding;
• Een goede en efficiënte hulpverlening;
• Beheer van het cliëntenbestand;
• Het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning;
• Verbetering van de hulpverlening;
• Rapporteren en analyseren voor verantwoording aan gemeenten / opdrachtgevers en de verbetering van de hulpverlening;
• Facturering;
• Innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen;
• Marketing;
• Nakoming van wettelijke verplichtingen;
• Het voeren van geschillen;

Waarop is de verwerking gebaseerd

Uw persoonsgegevens worden verwerkt om uitvoering te geven aan de overeenkomst met u(w kind) met betrekking tot de begeleiding /het coachtraject. Ook kunnen uw persoonsgegevens worden verwerkt om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld verplichtingen op basis van het fiscaal recht.

Tevens verwerken wij persoonsgegevens voor de hieronder genoemde gerechtvaardigde belangen:

• De bescherming van haar financiële belangen;
• Beveiliging en het beheer van haar systemen;

Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal dat afzonderlijk worden gevraagd.

Verstrekking aan derden

In het kader van onze hulpverlening verstrekken wij geen persoonsgegevens aan derden, zonder hiervoor vooraf toestemming te vragen. Toestemming hiervoor geeft u middels het toestemmingsformulier.

Voor de hiervoor genoemde doeleinden maken wij gebruik van een cliënten dossier opslag, deze derde mag uw persoonsgegevens ook slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden. EquiDo heeft een verwerkingsovereenkomst met vBoxx.

Vanwege financiële belangen zijn verwerkingsovereenkomsten afgesloten met de factuurverwerking van EquiDo (moneybird.nl) en de boekhouder van EquiDo (Dedel, te Bleiswijk).

EquiDo heeft een verwerkingsovereenkomst met de host van de website van EquiDo, hier worden geen persoonsgegevens opgeslagen, deze worden slechts doorgestuurd naar EquiDo.

Uw persoonsgegevens zouden ook verstrekt kunnen worden in het kader van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel.

Wij zullen uw gegevens niet verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Doorgifte van uw gegevens buiten de EER

vBoxx heeft geen enkele opslag buiten Nederland en zeker niet buiten de EER. Hiervan is dus geen sprake.

Moneybird (ons factureeringsprogramma) host en verwerkt de persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Enkele van de subverwerkers, kunnen gegevens opslaan buiten de EER. Deze subverwerkers zijn aangesloten bij Privacy Shield.

Boekhoudingskantoor Dedel maakt geen gebruik van servers buiten de EU.

Daarnaast kunnen uw gegevens door derden buiten de EU worden opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook in het contact met u. Deze partijen zijn “EU-VS Privacy Shield” gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Uw persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken.

Voor cliëntendossiers geldt een bewaartermijn van 15 jaar op gegevens die EquiDo zelf heeft gegenereerd en direct verband houden met de zorg en ondersteuning aan de cliënt. Deze termijn gaat in na afloop van de geboden zorg. Cliëntdossiers worden bewaard in de archief functie in de cloud van vBoxx of wel bij oudere dossiers in het papieren archief dat is opgeslagen en afgesloten.

Bepaalde gegevens moeten bewaard worden, omdat wij ons moeten houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht (7 jaar).

Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang van uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij passende beveiligingsmaatregelen genomen.  

Alle dossiervorming van EquiDo is opgeslagen in de online cloud van vBoxx, dit gebeurt op Nederlandse servers en voldoet aan alle eisen met betrekking tot de AVG. (https://www.vboxxcloud.nl)  Om aan te tonen dat zij op dit vlak actief en verantwoord werken, zijn zij gecertificeerd volgens de normen van ISO 27001.

Profilering

EquiDo richt zich niet op profilering. Er worden geen gegevens opgeslagen hierover. EquiDo voert jaarlijks onder alle cliënten (of diens wettelijk vertegenwoordiger) een cliënt tevredenheidsonderzoek (CTO) uit, deze onderzoeksgegevens worden volledig geanonimiseerd verwerkt.

Cookies

Op de website van EquiDo wordt alleen gebruik gemaakt van functionele cookies en er zijn geen tracking of profiling cookies aanwezig. 

Uw rechten

U heeft het recht om ons een verzoek te doen tot inzage van uw persoonsgegevens. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u binnen één maand een overzicht van uw persoonsgegevens. Indien daaruit onjuistheden blijken kunt u verzoeken uw gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.

Ook kunt u ons verzoeken om overdracht van uw persoonsgegevens of kunt u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden.

Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u sturen naar:

EquiDo

Functionaris: D. Kalisvaart Danser
Hoefweg 231, 2665 LB, 06-155 73 185, do@equi-do.nl

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens laat dit dan vooral aan ons weten. Mocht u er met ons niet samen uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan door ons worden aangepast. Nieuwe versies worden altijd op de website van EquiDo gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.